Exploiter les fichiers des versions antérieures à Word 2007

Un nouveau format de fichier basé sur le langage XML est associé aux documents créés dans Word 2007. Désormais, ceux-ci portent l’extension .docx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à Word 2007 portent l’extension .doc.
Il est toutefois possible d’enregistrer un document au format Word des versions 97 à 2003 ou encore, d’ouvrir un document créé dans une version antérieure à Word 2007. Ainsi, une personne ayant Word 2003 pourra malgré tout ouvrir le document que vous aurez créé dans Word 2007.

Enregistrer un document au format Word 97-2003

Un document enregistré au format Word antérieur à la version 2007 pourra être ouvert dans les versions 97 à 2003 de Word. Cependant, sachez que si certaines parties du document ont été créées à l’aide des nouvelles fonctionnalités ou des fonctionnalités améliorées de Word 2007, il est possible qu’elles ne puissent pas être modifiées dans les versions antérieures à Word 2007. De plus, si vous ouvrez dans l’application Word 2007, un document enregistré au format Word, versions 97 à 2003, vous ne pourrez pas utiliser les nouvelles fonctionnalités de Word 2007 (les thèmes par exemple) car, dans ce cas, celles-ci sont grisées donc indisponibles.

n Créez un nouveau document puis saisissez-y les informations souhaitées ou, si le document existe déjà, ouvrez-le.

n Cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez la flèche visible à droite de l’option Enregistrer sous puis cliquez sur l’option Document Word 97-2003.

Vous pouvez remarquer que l’option Document Word 97-2003 (*.doc) est sélectionnée dans la liste Type de fichiers.

n Dans le cas d’un nouveau document, sélectionnez son dossier d’enregistrement puis spécifiez son Nom de fichier dans la zone de saisie correspondante.

Dans le cas d’un document existant, modifiez éventuellement son dossier d’enregistrement puis son Nom de fichier ; vous pouvez cependant conserver le même nom car les deux documents n’auront pas la même extension (vous conserverez donc le document d’origine, d’extension .docx).

n Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si certaines fonctionnalités du document ne sont pas prises en charge dans les versions de Word antérieures à la version 2007, un message vous informe que ces fonctionnalités risquent d’être perdues ou endommagées.

Un descriptif du ou des problèmes rencontrés est visible dans la zone de texte Résumé.

n Cliquez sur le bouton Continuer.

Le texte [Mode de compatibilité] est visible dans la barre de titre du document signifiant que le mode de compatibilité est activé. Si vous avez choisi d’afficher les extensions des fichiers (paramètre défini dans Windows), vous visualisez l’extension .doc à droite du nom du fichier.

» Pour enregistrer un document au format Word 97-2003, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Microsoft Office , sur l’option Enregistrer sous puis sélectionner l’option Document Word 97-2003 (*.doc) dans la liste Type de fichiers de la boîte de dialogue Enregistrer sous.

» Vous pouvez vérifier la compatibilité d’un document avant l’enregistrement de celui-ci au format Word 97-2003. Pour cela, cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez l’option Préparer puis cliquez sur l’option Activer le vérificateur de compatibilité. Ainsi, les éventuels problèmes de compatibilité, susceptibles de provoquer une perte d’informations avec des versions antérieures de Word, s’affichent dans une boîte de dialogue (cf. écran précédent).

Ouvrir un document enregistré au format Word 97-2003

Nous vous rappelons que les nouvelles fonctionnalités de Word 2007 (les thèmes par exemple) ne sont pas disponibles dans les documents enregistrés au format Word 97-2003.

n Cliquez sur le bouton Microsoft Office puis sur l’option Ouvrir.

n Sélectionnez le dossier contenant le document à ouvrir.

n Si vous souhaitez afficher uniquement les Documents Word 97-2003, sélectionnez l’option correspondante dans la zone Type de fichiers ; attention, cette option restera sélectionnée lors d’une prochaine ouverture de la boîte de dialogue Ouvrir aussi, pour afficher de nouveau Tous les documents Word, vous devrez penser à sélectionner l’option correspondante dans la liste Type de fichiers.

n Sélectionnez le document à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou, faites directement un double clic sur le document à ouvrir.

Le document s’affiche à l’écran. Le texte [Mode de compatibilité] est visible à droite du nom du fichier dans la barre de titre.

» L’icône est associée aux documents enregistrés au format Word 97-2003 tandis que l’icône est associée à ceux enregistrés au format Word 2007.

Convertir un document au format de fichier Word 2007

Vos documents créés avec une version antérieure à Word 2007 peuvent être facilement convertis, vous permettant ainsi d’utiliser toutes les nouvelles fonctionnalités de Word 2007.

n Ouvrez le document que vous souhaitez convertir au format de fichier Word 2007.

n Cliquez sur le bouton Microsoft Office puis sur l’option Convertir.

Un message vous informe que votre document va être converti au format Word 2007.

n Validez la conversion du document en cliquant sur le bouton OK du message.

Vous pouvez remarquer que le texte [Mode de compatibilité] n’est plus visible dans la barre de titre du document et que l’extension associée au fichier est toujours .doc (vous ne visualisez pas les extensions si l’option correspondante n’est pas active dans Windows).

n Cliquez sur l’outil Enregistrer visible dans la barre d’outils Accès rapide pour enregistrer le document.

n Modifiez éventuellement le dossier d’enregistrement et le Nom de fichier puis cliquez sur le bouton Enregistrer ; si vous ne modifiez ni l’emplacement ni le nom du document, deux documents portant le même nom seront alors visibles dans le même dossier : l’un portera l’extension .doc et l’autre l’extension .docx. Si vous ne visualisez pas les extensions, vous pouvez différencier ces fichiers grâce à leurs icônes ( et ).

Le document d’origine se ferme tandis que le document converti au format Word 2007 s’affiche à l’écran.

» Si certaines fonctionnalités ont été perdues lors de l’enregistrement d’un document au format Word 97-2003 (cf. premier sous-titre), le fait de convertir ce document au format Word 2007 ne vous fera pas retrouver ces fonctionnalités.